Trasladar este tipo de documentación sin las garantías técnicas genera responsabilidad civil, penal, disciplinaria y/o fiscal por los deterioros, perdidas o daños irreversibles que sufra el acervo bibliográfico patrimonial a causa de omisiones logísticas
El traslado de un acervo bibliográfico de la magnitud y valor como la Marco Fidel Suárez, la que cuenta con unos 21000 volúmenes, de los cuales alrededor de 2.000 constituyen patrimonio histórico y documental, es una operación de alta complejidad que no puede tratarse como una mudanza convencional. El anuncio y al parecer realidad material ordenada por la Secretaría General de la Cancillería, con el propósito de retirar la biblioteca de su recinto habitual con el fín de recuperar un antigua capilla religiosa para la celebración de misas y así poder trasladar de forma inadecuada, como el que al parecer se hace, según denuncias ciudadanas y gremiales de la Asociación Diplomática y consular (Asodiplo), evidenciando que el desmonte de las colecciones se ha venido realizando empacando el material en cajas de cartón cargándolo en camiones en horas de la noche y bajo un fuerte aguacero, sin los protocolos técnicos exigidos movilizándose bajo la lluvia, necesariamente debe generar controversia, por vulnerar las normativas del Archivo General de la Nación (ANG), a Biblioteca Nacional de Colombia y los estándares internacionales de conservación que exigen el cumplimiento estricto de los siguientes requisitos y protocolos:
Requisitos Legales y Administrativos Aval y concepto técnico.
Al tratarse de patrimonio documental y bibliográfico de la Nación, cualquier traslado debe contar con el aval técnico de la Biblioteca Nacional de Colombia y respetar las directrices de conservación del Ministerio de Cultura. Inventario y Catalogación Previa. Antes de moverse cualquier libro, se debe realizar una auditoría y un inventario hoja por hoja de las piezas patrimoniales. Cada caja debe estar plenamente vinculada al sistema de catalogación de la biblioteca. Pólizas de Seguro. - Contratación de seguros específicos “Clavo a Clavo” (all-risk) que cubran el total del valor histórico y comercial de la colección desde el empaque hasta la estantería final.
Protocolo Técnico de Conservación y Embalaje La manipulación física debe ser ejecutada por personal capacitado en conservación archivística, aplicando las siguientes fases: a.- Limpieza Superficial. Remoción de polvo acumulado mediante aspiradore4s con filtros HEPA y brochas de pelo suave antes de empacar, para evitar la proliferación de hongos en el nuevo espacio.
b.- Embalaje especializado. Los libros históricos, como los ejemplares de la biblioteca que datan entre 1637 a 1956, no se introducen sueltos en cajas de cartón común. Deben ser envueltos individualmente en papel seda libre de ácido o guardados en cajas de conservación, con PH neutro.
c.- Prohibición de apilamiento vertical nocivo. Los libros deben acomodarse de forma horizontal o vertical respetando su estructura para que el peso no deforme las encuadernaciones antiguas.
d.- Sellado Atmosférico. Las cajas finales de transporte deben contar con recubrimientos impermeables internos para proteger el material ante contingencias climáticas, como lluvias repentinas.
Protocolo de Transporte Seguro
-Vehículos Climatizados. El transporte debe realizarse en camiones furgonados herméticos y con sistemas de control d temperatura y humedad relativa, garantizando que el material no sufra choques térmicos drásticos.
-Logística de Clima Cero Riesgo. Está estrictamente prohibido realizar cargas o descargas a la intemperie si las condiciones meteorológicas son adversas. Se deben usar túneles de carga o carpas estructurales impermeables.
-Custodia de Seguridad.
- Monitoreo y acompañamiento del vehículo durante todo el trayecto para evitar robos o pérdidas de documentos históricos irremplazables, como tratados limítrofes o mapas antiguos.
-Control ambiental Continuo. Temperatura estable entre los 15° y 22° C y una humedad relativa entre el 45% y 55% para evitar la deshidratación del papel o la aparición del moho. -Inspección de Riesgos.
El espacio de destino no puede presentar problemas de filtraciones, humedades latentes o deficiencias de infraestructura arquitectónica, motivo por el cual áreas evaluadas negativamente por las administradoras de riesgos- ARL- deben ser completamente descartadas.
Iluminación. Ausencia de luz solar directa. Se debe implementar iluminación LED con filtros UV para prevenir la degradación acelerada de las tintas y cubiertas Falta gravísima por riesgo irreversible del patrimonio histórico y documental de la Nación. Consecuencias Legales En Colombia la destrucción, daño o manejo negligente del patrimonio documental está tipificado en la siguiente normatividad:
Código Penal. Artículo 156 y concordantes.
Destrucción o utilización ilícita de bienes culturales y patrimonio arqueológico o histórico. Sanciones administrativas y multas. La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, contempla sanciones administrativas y multas económicas severas para los funcionarios que permitan el deterioro de los archivos de valor histórico. Trasladar el patrimonio bibliográfico en cajas de cartón común y en camiones convencionales, sin cumplir con los protocolos de conservación del Archivo General de la Nación (AGN) ni el aval de la Biblioteca Nacional y sin activar de inmediato los canales de control denuncia y contingencia, constituye una falta gravísima que pone en riesgo de pérdida irreversible el patrimonio histórico y documental de la Nación.
Frente a una situación de esta gravedad en una entidad pública como la Cancillería, se deben activar de inmediato los canales de control, denuncia y contingencia. Por lo tanto, cualquier ciudadano, funcionario o veedor puede y debe interponer una queja urgente ante los entes de control para que se ordene la suspensión preventiva del traslado.
Entidades competentes para asumir las investigaciones Disciplinariamente. Para el presente caso, es la Procuraduría General de la nación, el órgano competente para investigar disciplinariamente a los funcionarios públicos que omitan las normas de protección del patrimonio cultural, de acuerdo con la Ley 397 de 1.997, o Ley de la cultura. Quien defina denunciar, lo puede hacer radicando una queja en su sede electrónica.
El responsable incurre en falta gravísima, lo que conlleva a la destitución e inhabilidad general. Contraloría General de la República. Por tratarse de bienes del Estado que tienen un valor económico, histórico y de inventario legal, moverlos de forma negligente configura un presunto daño al patrimonio público y detrimento patrimonial. Ministerio de la Cultura, las Artes y los Saberes. A través de la dirección de patrimonio, es la entidad rectora que debe vigilar que no se vulneren los bienes de interés cultural (BIC).
Biblioteca Nacional de Colombia. Como ente coordinador de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas, se le debe notificar de inmediato para que envíe inspectores técnicos a constatar el estado de traslado
Fabio Humberto Santana Urrego